Per i genitori che lavorano, la possibilità di adattarsi a situazioni diverse è di vitale importanza. La tecnologia è fondamentale nel creare la flessibilità necessaria nella vita di un genitore che, come me, di tanto in tanto ha bisogno di lavorare da casa. Può capitare che si ammali uno dei miei figli oppure che io debba chiamare un idraulico per riparare il bagno. Sono fortunata: ho un lavoro che mi permette di lavorare da remoto in un’epoca in cui le videoconferenze sono un modo accettabile di restare al passo con le riunioni della giornata.
Ma le videoconferenze non sono sempre semplici da gestire: i bambini vogliono essere presi in braccio, il cane abbaia, c’è un rumore di fondo… insomma, ho reso l’idea. Ho vissuto momenti imbarazzanti e commesso un bel po’ di errori, ma ho anche fatto tesoro dell’esperienza. Ecco i miei suggerimenti per condurre videoconferenze di qualità restando a casa. Per proporre i tuoi suggerimenti, menziona @gsuite su Twitter.
Suggerimento 1: scegli l’ambiente giusto
Quando voglio parlare di un problema complesso o partecipare a una discussione di gruppo per trovare nuove idee, le videochiamate sono non solo più efficienti delle chat o delle email, ma mi aiutano anche a conoscere i membri del team che si trovano in fusi orari diversi. Prima di iniziare la chiamata, considera l’ambiente intorno a te, ad esempio lo sfondo (scegli un muro vuoto ed evita le finestre, che creano una retroilluminazione eccessiva) e, se usi un laptop, posizionalo su una superficie stabile. Una volta ho fatto un’intera videochiamata con il laptop sulle ginocchia e alla fine uno degli altri partecipanti mi ha detto che il leggero ondeggiare dello schermo era fonte di enorme distrazione.
Suggerimento 2: invita chiunque, in qualsiasi momento
Le videoconferenze non devono necessariamente essere pianificate in anticipo. Se sei nel mezzo di una conversazione via email che sta diventando troppo lunga, puoi organizzare una riunione al volo e invitare a partecipare altre persone, sia interne che esterne all’organizzazione. Hangouts Meet crea automaticamente codici di accesso telefonici internazionali, così le persone che inviti possono usare il telefono ovunque si trovino. Puoi invitare altre persone con un evento di Calendar, via email o telefonicamente. Per iniziare, consulta il nostro Centro assistenza.
Suggerimento 3: se la qualità dell’audio è insufficiente, attiva i sottotitoli
Se ti trovi in un luogo rumoroso e non hai cuffie di alta qualità, puoi utilizzare la funzionalità Sottotitoli in tempo reale di Meet, che mostra i sottotitoli live (proprio come quelli che vedi in TV). Inizia qui.
Suggerimento 4: se devi esporre una presentazione, condividi solo quello che vuoi mostrare
Hai presente l’imbarazzo di quei momenti in cui condividi lo schermo e tutti i partecipanti alla riunione possono leggere le tue email? Accertati di condividere solo quello che vuoi e presenta soltanto una finestra anziché lo schermo intero. Ecco come fare.
Suggerimento 5: se vuoi mostrare cosa succede in ufficio, cambia il layout della schermata
Una delle funzionalità di Meet che preferisco è la possibilità di cambiare il layout della videochiamata. Se qualcuno sta mostrando diapositive, ma in ufficio i colleghi stanno discutendo animatamente, puoi cambiare il layout in modo da focalizzare l’attenzione sulle persone in ufficio piuttosto che sulla presentazione. Scopri come fare.
Suggerimento 6: non aver paura di mostrarti per quello che sei
Tutti abbiamo una vita privata. A seconda della cultura dominante sul luogo di lavoro, potrebbe essere accettabile (o persino preferibile) mostrare un po’ dell’ambiente “reale” che ti circonda. Ad esempio, puoi permettere ai tuoi figli di salutare la videocamera oppure, se hai la giornata piena di riunioni una dopo l’altra, puoi pranzare in diretta. Mostrare un po’ della tua vita può incoraggiare rapporti più profondi con i colleghi e persino creare empatia nei confronti dei problemi che devi affrontare al di fuori del lavoro.
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