Nell’ambito del mio lavoro, offro consigli alle persone su come utilizzare il loro tempo nel modo più efficiente possibile. Quando si lavora da casa, le strategie per la produttività diventano ancora più importanti perché viene a mancare la normale struttura di una giornata in ufficio, come il tragitto per andare al lavoro, quello per partecipare alle riunioni e il casuale incontro con i colleghi. Quando la casa diventa anche il tuo ufficio, è necessario instaurare abitudini completamente nuove. 

Portare avanti il lavoro quando gli altri membri del team non sono fisicamente con te è già da tempo la norma per chi lavora per Google (al 39% delle riunioni di Google partecipano dipendenti che si trovano in due o più città). Ma potrebbe non esserlo per tutti e oggi moltissime persone in tutto il mondo si trovano in nuove situazioni di lavoro. Per questo ho raccolto alcuni dei miei suggerimenti di base per la produttività, a prescindere da dove si lavora, più alcune cose che ho imparato su come essere produttivi quando si lavora da casa.

Stabilisci l’area della casa in cui lavori (e quella in cui non lavori)

È facile aprire il computer sul tavolo della cucina o accomodarsi sul divano e mettersi a lavorare. Ma scegliere una stanza, un punto, una scrivania o una sedia dove “andare al lavoro” tutti i giorni aiuta il cervello ad associare quello spazio (odori, vista e suoni) allo svolgimento del lavoro. Disponi alcuni degli oggetti che avevi sulla scrivania, ad esempio una foto dei tuoi amici o della famiglia. Procurati un nuovo tappetino per il mouse che ti piaccia. Metti la tua scorta di spuntini su un ripiano. Stabilire le aree in cui non lavori è importante quanto creare il tuo spazio di lavoro. Ad esempio, puoi scegliere di non portare mai il computer al piano di sopra o in camera da letto. In questo modo contribuirai a creare quella distanza mentale che ti aiuta a rilassarti anche se il tuo lavoro è lì a casa con te.

Usa Hangouts Meet come un professionista

Probabilmente trascorrerai più tempo in chat video: nel nostro caso, su Hangouts Meet. Ecco alcuni trucchetti per usare Meet a casa: se hai problemi di limiti di larghezza di banda o ritardi, riduci la qualità video, connettiti alla videochiamata usando il numero telefonico ma usa il telefono per l’audio e, infine, aggiungi isottotitoli alle riunioni per avere la certezza che tutti possano seguire. Se senti il bisogno di contatto umano (virtuale), organizza una chat video fuori programma con il tuo team o con i colleghi d’ufficio: non una riunione formale, ma solo un po’ di tempo per fare due chiacchiere e sentire come va.

Lavora su una scheda alla volta

Se a casa non hai un monitor grande o la stessa disposizione degli schermi che avevi in ufficio, è ancora più importante concentrarti su una scheda di Chrome alla volta. Se sei in videochiamata dal laptop, riduci a icona tutte le altre schede e concentrati sulla conversazione, esattamente come metteresti via il telefono o chiuderesti il portatile durante una riunione per non avere distrazioni.

Entra nel personaggio 

Resisti alla tentazione di svegliarti e cominciare a lavorare mentre sei ancora a letto: non aiuta il cervello a entrare nella “modalità” produttiva. Mantieni la routine di sempre: alzati, vestiti, fai colazione e poi “vai al lavoro” nel tuo nuovo spazio. Restare in pigiama è sicuramente comodo, ma non ti sembrerà un normale giorno di lavoro e ti sarà più difficile portare a termine i tuoi impegni.

Riorganizza il programma del giorno in base alla tua energia

Il bello di lavorare da casa? Risparmi il tempo che useresti per andare in ufficio e tornare. Usa questo periodo per sperimentare orari diversi e scoprire il tuo orologio biologico. Se sei una persona più attiva al mattino, prova ad alzarti presto, lavorare un po’ e prenderti una pausa a metà mattinata. Se invece sei una creatura della notte e preferisci dormire un po’ più a lungo, sposta i tuoi orari in modo da lavorare di più nel tardo pomeriggio, nel tempo che normalmente avresti impiegato per tornare a casa. La produttività non riguarda soltanto ciò che fai, ma soprattutto quando lo fai.

Lavorare da casa non significa passare tutto il tempo a lavorare

Una delle cose più difficili da mettere in pratica quando si lavora da casa è stabilire dei confini. Lascia il computer nel tuo spazio di lavoro e lavora solo quando sei lì. Decidi l’ora in cui “chiudi l’ufficio” impostando gli orari di lavoro in Google Calendar per ricordare agli altri quando sei disponibile. Prenditi delle pause mentali, come faresti in ufficio: invece del percorso che faresti per andare a una riunione, affacciati alla finestra o chiama un amico.

Prepara l’elenco dei tuoi impegni quotidiani il giorno prima

Per non restare indietro e stabilire un programma di lavoro in casa è utile fare un elenco delle cose da fare nell’arco della giornata. Io ho creato un modello di piano giornaliero (puoi usarlo, se vuoi) che mi aiuta a realizzare un programma ora per ora di quello che intendo portare a termine. Se lo compili la sera prima, ti sveglierai già con le idee chiare sui tuoi impegni per la giornata.

Porta a termine quella cosa che volevi fare da tanto 

Il lavoro in ufficio può essere frenetico e raramente rimane un po’ di tempo per occuparsi delle faccende personali. Lavorare da casa offre la possibilità di portare a termine le cose lasciate in sospeso, come finire quella nota spese, concentrarsi su quel progetto di lungo respiro o leggere quell’articolo che avevi salvato mesi fa. Prepara una lista in divenire in Google Keep a cui fare riferimento quando hai qualche ritaglio di tempo. 

Sii indulgente con te (e con gli altri)

Qualcuno vive in un monolocale e deve trascorrere lì intere giornate. Altri hanno anche il coniuge che lavora da casa, i figli o dei cani (nel mio caso, tutti e tre). La connessione potrebbe essere più lenta e sullo sfondo si potrà sentire il cane che abbaia, ma basta ricordare che ognuno sta facendo del proprio meglio per adattarsi al lavoro da casa.

Fausto Pitzalis

Blogger dal 2001, Nativo Digitale, Developer.
Da 12 anni mi occupo di IT per una grande Azienda.
Lavoro per abbattere il Digital Divide.
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