Come inviare e-mail automatiche ai tuoi contatti in base alle diverse date specificate in un foglio di Google. Usalo per inviare e-mail di promemoria quando viene raggiunta una data di scadenza.
Mario Rossi gestisce un’agenzia di viaggi e hanno migliaia di clienti in tutto il mondo. Oltre a gestire i biglietti e gli itinerari di viaggio, l’agenzia registra anche i passaporti e i visti dei propri clienti per garantire che i clienti abbiano documenti validi al momento del viaggio.
La maggior parte dei paesi richiede che il passaporto di uno straniero sia valido per almeno sei mesi dalla data di entrata. Pertanto, si raccomanda di rinnovare il passaporto almeno nove mesi prima della scadenza.
Invia email automatiche con Fogli Google
Mario sta cercando un sistema di promemoria che invierà automaticamente una notifica e-mail ai propri clienti quando i loro passaporti sono scaduti o devono essere rinnovati nei prossimi mesi. Vediamo come possono creare un tale flusso di lavoro in 10 minuti con l’aiuto di Stampa unione per Gmail .
L’idea è semplice
Abbiamo i dati dei clienti in un foglio di Google o in un foglio di calcolo di Microsoft Excel. La colonna “Data di scadenza” nel foglio di calcolo contiene la data di scadenza del passaporto. Impostiamo un processo cron che viene eseguito in background e monitora la data di scadenza. Se una data nel foglio è inferiore, diciamo, a 12 mesi da oggi, un promemoria automatico via e-mail viene inviato al cliente.
Creare il flusso di lavoro e-mail di promemoria
Per iniziare, installa il componente aggiuntivo Stampa unione per Gmail per Fogli Google. Se non hai mai usato il componente aggiuntivo di unione in precedenza, guarda il tutorial di Stampa unione per una rapida panoramica.
Successivamente, crea un nuovo foglio Google e scegli Componenti aggiuntivi> Stampa unione con allegati> Crea modello unione. Se hai i dati dei tuoi clienti in un foglio Excel, puoi facilmente importare i record in questo foglio Google usando il menu File> Importa.
Successivamente, utilizzeremo le formule di matrice per popolare la Scheduled Datecolonna in base alla data nella Expiry Datecolonna. Vai alla riga # 2 della colonna della data pianificata e incolla questa formula:
=ArrayFormula(IF(ISBLANK(E2:E),"",E2:E-365))La data nella Scheduled Datecolonna verrà automaticamente riempita con una data che è 12 mesi prima della data nella Expiry Datecolonna. Pertanto, se la data di scadenza del passaporto è impostata su July 12, 2021, l’e-mail di promemoria di follow-up verrebbe inviata esattamente un anno prima July 12, 2020.
Apri Gmail, componi un nuovo messaggio e-mail che sarà il modello di promemoria e salvalo nella cartella delle bozze. Il corpo e l’oggetto dell’e-mail possono includere titoli di colonna, racchiusi tra parentesi graffe doppie e questi verranno sostituiti con i valori effettivi del foglio di Google quando viene inviata l’e-mail.
Email promemoria scadenza automatica
Ecco come sono i modelli di email di promemoria di esempio. Puoi anche includere emoji, immagini e allegati nei tuoi progetti di posta elettronica.
Ora che i dati dei nostri clienti sono pronti per essere uniti, vai al menu Componenti aggiuntivi nel foglio e scegli Configura stampa unione.
Qui segui la procedura guidata passo-passo per aggiungere il nome del tuo mittente e anche specificare gli indirizzi che desideri CC / CCN in ogni messaggio unito.
Nella sezione Crea modello email, scegli “Usa una bozza Gmail” e seleziona la bozza modello che hai creato nel passaggio precedente.
Invia e-mail di promemoria in base alla data
Espandi la sezione “Invia campagna e-mail” e scegli “Invia un’e-mail di prova” per visualizzare l’anteprima del tuo messaggio prima che venga inviato a utenti esterni. Se tutto sembra a posto, scegli “Esegui stampa unione” e premi “Vai”.
Questo è tutto. Stampa unione imposterà un’attività in background che verrà continuamente eseguita in background e ogni volta che un passaporto deve scadere, un promemoria e-mail viene automaticamente inviato al client in base alla data nella Scheduled Datecolonna.
Puoi controllare il foglio “Registri di stampa unione” per tenere traccia dei progressi e una copia di tutte le e-mail verrà salvata anche nella cartella Posta inviata Gmail.
Le e-mail di promemoria vengono inviate in base al fuso orario del foglio di calcolo. Se desideri inviare e-mail in un fuso orario diverso, vai al menu File all’interno di Google Sheet, scegli Impostazioni foglio di calcolo e aggiorna il fuso orario.
Puoi anche utilizzare i filtri in Fogli Google per inviare e-mail automatiche a righe che soddisfano criteri specifici, quando il paese è “India” o quando un valore di cella contiene “Follow-up” e così via.
Lo stesso flusso di lavoro basato sulla data può essere utilizzato per automatizzare l’invio di e-mail in più scenari come l’invio di auguri personalizzati per compleanni e anniversari, promemoria per il rinnovo del dominio, promemoria per il pagamento delle commissioni, appuntamenti e altro ancora.
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